Werkkostenregeling (WKR) 2025: wat moet u weten?
Als werkgever maakt u regelmatig kosten voor uw personeel, bijvoorbeeld voor een kerstpakket, een bedrijfsuitje of een fiets van de zaak. De Belastingdienst heeft hiervoor de werkkostenregeling (WKR) opgesteld. Deze regeling bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen u onbelast kunt geven en welke binnen de vrije ruimte vallen. In 2025 gelden opnieuw duidelijke percentages en regels waar u rekening mee moet houden. Wij leggen u hieronder uit hoe de regeling werkt en welke mogelijkheden dit voor u biedt.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is een fiscale regeling die bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen u aan medewerkers mag geven zonder dat deze belast worden met loonheffingen. Denk aan voorzieningen op de werkplek, kleine attenties of een vergoeding voor een abonnement. U mag deze kosten aanwijzen als eindheffingsloon. Zolang u binnen de gestelde grenzen blijft, betaalt u daarover geen loonbelasting of premies. Dit maakt de regeling interessant voor werkgevers die medewerkers op een aantrekkelijke manier extra willen belonen.
De actuele percentages in 2025
Voor 2025 gelden de volgende percentages voor de vrije ruimte binnen de WKR:
- 2% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000
- 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000
Ten opzichte van 2024 is het percentage in de eerste schijf verhoogd van 1,92% naar 2,00%. Het percentage boven de € 400.000 is ongewijzigd gebleven. Dit betekent dat werkgevers in 2025 iets meer ruimte hebben om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te geven.
Wat houdt de vrije ruimte in?
De vrije ruimte vormt de kern van de werkkostenregeling. Dit is het bedrag dat u als werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor uw medewerkers. Overschrijdt u dit bedrag, dan betaalt u als werkgever een eindheffing van 80% over het overschot. Het is daarom raadzaam om vooraf een goed overzicht te maken van alle uitgaven die u onder de WKR wilt laten vallen. Zo voorkomt u onaangename verrassingen en houdt u grip op de kosten.
Gerichte vrijstellingen binnen de WKR 2025
Bepaalde kosten vallen buiten de vrije ruimte en kunt u dus onbeperkt vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van de beschikbare ruimte. Dit heet de gerichte vrijstelling. Hieronder vallen onder meer:
- Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer;
- Thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag;
- Kosten voor cursussen, opleidingen en trainingen die gericht zijn op het werk;
- Verhuiskosten bij zakelijke verhuizing;
- Noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele telefoons;
- Verplichte arbovoorzieningen, zoals een veiligheidsbril of helm;
- Tijdelijk verblijf en maaltijden bij dienstreizen;
- Extraterritoriale kosten (expat-regeling).
Door gebruik te maken van deze vrijstellingen bespaart u vrije ruimte voor andere vergoedingen.
Nihilwaarderingen
Naast gerichte vrijstellingen zijn er ook zogenoemde nihilwaarderingen. Dit zijn voorzieningen die de Belastingdienst waardeert op nul en die daardoor geen ruimte innemen binnen de WKR. Voorbeelden zijn een kop koffie op kantoor, het gebruik van een bureaustoel of voorzieningen die normaal zijn op de werkplek. Omdat deze geen beslag leggen op de vrije ruimte, kunt u dergelijke voorzieningen onbeperkt aanbieden. Dit geeft u als werkgever extra mogelijkheden zonder dat de vrije ruimte sneller vol raakt.
Maximale WKR-vergoeding per persoon
De WKR kent geen vaste maximale vergoeding per werknemer. De hoogte wordt bepaald door de totale loonsom van uw bedrijf en de percentages die daarvoor gelden.
Voorbeeldberekening
Stel dat uw loonsom in 2025 € 500.000 bedraagt. Over de eerste € 400.000 mag u 2% aanwenden, wat neerkomt op € 8.000. Het bedrag boven de € 400.000, in dit geval € 100.000, valt onder het lagere percentage van 1,18%. Dat levert nog eens € 1.180 op. Samen komt u zo op een totale vrije ruimte van € 9.180.
Hoe u dit bedrag verdeelt over uw medewerkers bepaalt u zelf, zolang u het totaal maar niet overschrijdt.
Slim gebruikmaken van de WKR in 2025
De werkkostenregeling is een nuttig instrument om medewerkers onbelast te belonen, maar vraagt om een zorgvuldige toepassing. Door slim gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen kunt u de beschikbare vrije ruimte optimaal benutten. Overschrijding kan duur uitpakken, daarom is het belangrijk hier tijdig inzicht in te hebben. Heeft u vragen over de toepassing van de WKR in uw situatie? De adviseurs van BVR Advies helpen u graag met een passend advies.
